同窓会会場の選び方。幹事さんどうする?思わぬ場所で助かる場合も!

同窓会の会場選び。日時が決まったら、幹事さんにとって大切な前準備作業です。

一任されている場合もできるだけ多くの方に意見を聞いて、すばやく会場をおさえましょう!

同窓会会場選びポイント

一般的には

  • ホテル
  • レストラン
  • 居酒屋

この3つから同窓会の趣旨、予想出席数などあらゆる角度から検討して決めることになります。

会場決めのポイント

会場の種類よりも場所をどこにするのかが肝心ですね。

出席者が集まりやすい場所を決めて、それから会場の種類です。
人数によっては予定していた会場がすでに予約で埋まっている場合もあるので、日程が決まれば即予約開始です。

出身学校近くで開催する場合も結構あります。

交通の便を考えて駅近がいいのはもちろんです。

意外な同窓会会場

卒業中学、高校、大学

ワタシも出席したことがありますが、大学時代の同窓会なら教室、パーティールームを格安で貸し出してくれる大学もあります。
一度ホームページから確認してみるべきです。

大学で学食がないところはほとんどありません。ケータリング含めて格安で提供してくれるのが相場です。

参加者在席企業

また、社会人の集まりなら、幹事や参加者の会社の施設を格安で利用する手もあります。
うまくハマれば、超格安で同窓会開催が実現です。

ワタシが開催した大学サークルのOBOG会はこの手法を使いました。

都内の浅草で開催しました。東証一部企業のパーティールームを格安で貸し出ししてくれました。

業務としてはレンタルルームはやっていなかったのですが、参加者にその会社の役員さんがいました。
その方の口利きで特別の貸し出しでした。

見晴らしの良いビルの最上階のパーティールームは最高のシチュエーションでした。

 

ホテル同窓会

ホテルのメリット

懇親会に使うスクリーン、プロジェクター、同窓会に使う備品はすべて揃ってます。
ひとつひとつ用意しなくても、依頼すればすべて段取りしてくれるので楽です。

幹事が気がつかないところまで、ホテル担当者が気を配って提案してくれます。

控室、荷物置き場などスペースにも問題ありません。

ホテルは一流ホテルからビジネスホテルまで幅広いので、会に合わせたレベルが選べます。

 

ホテルのデメリット

行き届いている分、それは経費となって跳ね返ってきます。
積立金など潤沢な資金があれば別ですが、1回限りの同窓会では各自の負担金が大きくなり参加が敬遠される事態にもなりかねません。

キャンセル料が多額になるケースもあります。

大安の日曜日などお日柄の良い日は婚礼優先です。仏滅など格安で借りられる日がねらい目です。

 

レストラン同窓会

レストランもピンキリですね。

カジュアルな雰囲気を演出するレストラン、カジュアルで高級感を出すレストランなど、さまざまな選択がありです。

レストランメリット

結構式や2次会開催に慣れているレストラン会場なら、ここまも段取り、備品の苦労はありません。
それにホテルと違い、備品など無料で貸出OKのケースも多々あります。

最低人数保証で貸切ができれば、参加者が上下しても懇親会料金が一定なので幹事さんの心配事が減ります。

レストランデメリット

ホテル並みの高級感、サービスが演出できない場合や担当者がいないなどのケースのほかに通常デメリットはありません。

 

居酒屋同窓会

居酒屋メリット

格安開催なら居酒屋で決まりです。
持ち込みOKの会場ならさらにいいですね。

同窓会なら飲み放題にすれば、参加費の設定も容易です。

 

居酒屋デメリット

貸切や個室なら問題ありませんが、他の宴会声が聞こえる場合もあります。
禁煙も守れないケースもあります。タバコに弱い方など居酒屋だと苦痛かもです。

また座敷でしたら、動き回ってたくさんの方をお話ができますが、着席の場合移動が難しい居酒屋もあります。

たくさんの出席者とコミュニケーションの取りたい場合は、工夫が必要です。

 

同窓会会場まとめ

上記のほかにも結婚式2次会、懇親会で使う屋形船、クルージングなどがあります。

どの会場にしたとしても、下見は重要です。

また、確認事項、打ち合わせ事項もしっかりとチェクリストを作って抜けのないようにしましょう。

楽しく、明るく同窓会!

 

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